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企業檔案管理

    說起檔案管理,大多數人會覺得跟國企或政府事業單位有關,殊不知我們民營企業尤其是經營多年的企業也非常需要做檔案管理,否則會影響到我們的工作效率,嚴重的話會影響到公司的可持續發展。

    先普及一下檔案的基礎知識,什么是檔案。因為大家很容易會把公司經營過程中涉及的所有文件、資料、實物都以為是檔案,其實不然。檔案是指組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的,對國家、社會、組織或個人有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

哪么,如何來判定那些是檔案,那些不是檔案呢?

我認為檔案需要符合以下的特點:
1、原始性:判斷一份材料是不是檔案關鍵要看它是不是具有原始性; 當然為了方便管理,我們經常也會將原始的檔案進行復印或復制,也會作為復印件或復制品進行保管和利用;
2、真實性:客觀真實的材料; 有些檔案因為歷史的原因,可能沒有原件,但是有人將事實進行了客觀、科學的記錄,這些客觀真實的材料也是具有保存價值的檔案;
3、有保存價值:指對國家、社會、組織和個人的價值。
既然是檔案,就需要保存,既然要保存,一定是有價值、有意義,如果沒有價值,沒有意義,就不屬于的范疇,也很好理解,普通的一塊泥土或者一塊石頭,因為沒有保存價值,就不是檔案,但是如果是一塊特別的泥土、一塊特別的石頭,具有研究和開發利用的價值,就可以是檔案。
當然,不同的文件資料,在不同的企業里具有的價值千差萬別,所以我們如果討論的是企業檔案,顯然什么是檔案還是企業說了算,只要對企業有意義,有價值,都可以是企業的檔案,都需要進行保存和管理,才能給企業帶來價值。在企業檔案管理的范疇里,我們經常會將企業的文檔管理也納入進來,盡管文檔尤其是電子文檔因為極易被修改和篡改,很難進行原始性、真實性的判定,但是因為對企業的經營具有價值,比如一個文檔的模板可以提高員工的工作效率,一個項目方案可以給大家學習和使用,一個合同的復印件電子版可以隨時被查閱,往往企業會將這些文件也管理起來,隨時為企業員工查詢和利用,既可以減少不必要的重復勞動,又可以提高工作效率,增強企業的競爭力。
企業檔案還因為每個企業的經營范圍不一樣,所以檔案也不一樣,最常見的檔案有企業在經營過程中涉及的證照、雇員的資料、客戶的資料、交易的合同和協議、財務往來的票據、業務相關的文件資料等等,這些檔案可以幫助企業隨時了解企業經營的過程,當遇到問題時可以追溯,還可以幫助企業進行分析和研究,總之很難想象一個企業如果沒有這些檔案資料的管理,企業能夠順利的經營,所以可以肯定任何一個企業都需要對企業的檔案資料進行管理,只是每個企業的管理方式和方法各不相同,有些有專人管,有些則兼著管,有些用手工管,有些用電腦管,還有些會用專業的檔案管理軟件來管,三盟企業檔案管理平臺軟件就可以幫助各行業的企業實現高效、實用、適合自己的企業檔案管理,歡迎垂詢三盟軟件。
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